Installare ed utilizzare un software manageriale in uno studio professionale tipicamente richiede molti sforzi di apprendimento e di continua sollecitazione degli utenti ad inserire i dati necessari per generare i report gestionali.
A differenza degli altri software manageriali che sono ideati dalle case di software per essere utilizzati dagli studi, JMTool è stato ideato dagli stessi utilizzatori studiando per ogni ruolo all’interno dello studio una procedura software che ne faciliti l’operatività quotidiana. JMTool combina l’esigenza di fornire un aiuto ai singoli operatori, affinché svolgano più agevolmente ed efficientemente le loro funzioni quotidiane, all’esigenza di raccogliere dagli stessi operatori i dati necessari per gestire lo studio in modo efficace ed efficiente. Questo approccio ha consentito di ridurre notevolmente sia i tempi di apprendimento, sia le resistenze degli utenti a servirsi del software.
JMTool gestisce:
- il data base clienti non solo ai fini delle sue funzionalità e dell’antiriciclaggio (che viene gestito anche per incarico), ma anche ai fini di sfruttamento dello stesso per le esigenze di marketing;
- la creazione, l’archiviazione e l’accesso ai documenti con modalità idonee a rispettare sia la regolamentazione Privacy, sia le esigenze di sfruttare efficacemente il know how interno;
- l’assegnazione di compiti con relative tempistiche di esecuzione e agenda, l’inserimento dei timesheet e la relativa reportistica temporale ed economica per cliente, per incarico, per collaboratore, per gruppo di lavoro, per tipologia di attività;
- un sistema di monitoraggio di gestione e di reportistica avanzata, in grado di scindere gli scostamenti dal previsionale all’effettivo tra scostamento rispetto alle tariffe orarie obiettivo e scostamento rispetto alle tempistiche previste e quelle effettive;
- una procedura di budget guidata, studiata per raccogliere facilmente le informazioni necessarie anche dai professionisti che non si occupano di specializzazioni contabili, consente allo studio di costruire in modo semplice e veloce il proprio budget annuale e di tenerne sotto controllo gli scostamenti nel corso dell’anno;
- un sistema di alert consente ad ogni singolo utente, per ogni ruolo e livello, di ricevere avvisi personalizzati che prevengono controlli che sarebbero altrimenti da effettuarsi manualmente e aiutano a mantenere sotto controllo sia i propri compiti, sia lo scambio con gli altri utenti delle informazioni necessarie a coordinare le attività dello studio nei confronti del cliente.
Oltre che essere in larga parte personalizzabile sia sulle procedure in essere nel singolo studio, sia nella reportistica, JMTool è interfacciabile ed integrabile con qualsiasi software contabile già esistente presso lo studio.
